Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber

1. Fatura kesmeden önce hazırlamanız gereken bilgiler

Faturayı doldurmaya başlamadan önce iki tarafın bilgilerini eksiksiz toplayın. Eksik ya da yanlış bilgi, faturanın sonradan iptal edilmesine veya alıcının gider yazamamasına yol açar.

• Kendi bilgileriniz: ad soyad veya ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğunuz vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (şahıslarda T.C. kimlik numarası).
• Alıcının bilgileri: adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası. Alıcı bir tüketiciyse ad soyad ve adres yeterlidir; e-Arşiv faturada T.C. kimlik numarası da istenebilir.
• Satılan mal veya hizmetin tanımı, miktarı, birimi ve birim fiyatı.
• Uygulanacak KDV oranı ve varsa iskonto.

2. Faturanın biçimine karar verin: kağıt, e-Fatura veya e-Arşiv

Türkiye'de faturanın hangi biçimde düzenleneceği sizin ve alıcınızın durumuna bağlıdır.

• e-Fatura: Hem siz hem alıcınız e-Fatura sistemine kayıtlıysanız fatura Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden elektronik olarak düzenlenip iletilir.
• e-Arşiv fatura: Siz e-Fatura sistemine kayıtlı olduğunuz hâlde alıcınız kayıtlı değilse (örneğin bir tüketici), faturayı e-Arşiv olarak düzenler ve e-posta ya da çıktı olarak verirsiniz.
• Kağıt fatura: Elektronik sisteme geçme zorunluluğu olmayan mükellefler, anlaşmalı matbaada bastırılmış seri ve sıra numaralı fatura kullanabilir.

Hangi gruba girdiğinizden emin değilseniz mali müşavirinize veya GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesine bakın. Ayrıntılar için e-Fatura ve e-Arşiv farkını anlattığımız rehbere göz atabilirsiniz.

3. Faturayı adım adım doldurun

1. Fatura tarihini ve numarasını yazın. Numaralar sıralı ve tekrarsız olmalıdır.
2. Satıcı (siz) ve alıcı bilgilerini girin.
3. Her mal veya hizmet için ayrı satır açın: açıklama, miktar, birim fiyat ve satır tutarı.
4. KDV oranını seçin ve KDV tutarını ayrı bir satırda gösterin. Türkiye'de genel oran %20, indirimli oranlar %10 ve %1'dir.
5. Ara toplamı, KDV'yi ve genel toplamı yazın. Uygulamada genel toplamın yazıyla da belirtilmesi yaygındır.
6. Gerekiyorsa ödeme koşullarını ve banka (IBAN) bilgilerinizi ekleyin.
7. Faturayı alıcıya iletin ve bir nüshasını saklayın.

Odivon FaturaPro'da bu adımların tamamı tek bir formda yapılır: ülkeyi Türkiye seçtiğinizde KDV oranları ve TL hazır gelir, toplamlar otomatik hesaplanır ve faturayı PDF olarak indirebilirsiniz.

4. Süreye dikkat edin

Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aşılırsa fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezası söz konusu olur. Konunun ayrıntıları fatura düzenleme süresi rehberimizde.

5. Faturayı saklayın

Düzenlediğiniz ve aldığınız faturaları, ilgili oldukları yılı izleyen yılın başından itibaren 5 yıl boyunca saklamanız gerekir. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar elektronik ortamda saklanır; kağıt faturaların asıl veya suret nüshaları düzenli biçimde dosyalanmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Alıcının vergi numarasını veya unvanını yanlış yazmak.
• KDV dahil fiyatı KDV hariçmiş gibi girip KDV'yi iki kez eklemek.
• Fatura numaralarını atlamak veya aynı numarayı iki kez kullanmak.
• Faturayı 7 günlük süreden sonra kesmek.
• e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya e-Arşiv fatura düzenlemek.

Sık sorulan sorular